Liebe Klienten,
in unserem Jänner – Newsletter möchten wir Sie an die Kontrolle der Daten Ihres Unternehmens im wirtschaftlichen Eigentümer Register erinnern und Sie über die jährlichen Sorgfaltspflichten und angemessenen Maßnahmen informieren.
WiEReG: jährliche Kontrolle erforderlich
Seit vorigem Jahr sind Untenehmen mit Sitz in Österreich aufgrund des wirtschaftliche Eigentümer Registergesetzes (WiEReG) verpflichtet, ihre wirtschaftlichen Eigentümer zu identifizieren und diese über das Unternehmensserviceportal des Bundes (USP) an ein zentrales Register zu melden. Weiters sieht das WiEReG auch laufende umfassende Sorgfalts- und Dokumentationspflichten vor.
Jährliche Sorgfaltspflichten
Zumindest einmal im Jahr ist zu prüfen, ob die an das Register gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer noch aktuell sind. Der Zeitpunkt ist frei wählbar, allerdings dürfen zwischen den einzelnen Überprüfungen nicht mehr als 12 Monate liegen.
Die Registerbehörde empfiehlt darüber hinaus, auch bei unveränderten Daten eine Meldung zu machen. Eingereicht wird in diesem Fall eine unveränderte Meldung, die als Bestätigung der Richtigkeit gilt.
Angemessene Maßnahmen zur Feststellung der Identität des wirtschaftlichen Eigentümers
Um die Identität der wirtschaftlichen Eigentümer festzustellen, sind nach Ansicht der Finanz folgende Schritte angemessen und zumutbar:
- Einsicht in und Kopien von Firmenbüchern oder vergleichbaren Registern und Gesellschaftsverträgen.
- Einsicht in und Kopien von Stiftungsurkunden und Stiftungszusatzurkunden.
- Einholung von Reisepasskopien oder Kopien von anderen amtlichen Lichtbildausweisen ausländischer Staatsbürger.
- Einholung von Auskünften über bestehende Kontrollverhältnisse, Einsicht in relevante Verträge (Syndikatsverträge, Treuhandverträge usw.).
Dokumentation
Die Maßstäbe für die Dokumentation zur Feststellung der Eigentums- und Kontrollverhältnisse sind streng. Verlangt werden landesübliche Nachweise der Eigentums- und Kontrollverhältnisse (z. B. Firmenbuch, Aktienbuch oder Aktienregister, Gesellschaftsverträge, Liste der Gesellschafter, Certificate of Shareholders usw.). Die Unterlagen sind bei der meldenden Gesellschaft zu verwahren und zwar bis zum Ende des wirtschaftlichen Eigentums der betreffenden natürlichen Person sowie noch fünf Jahre danach.
Änderungsmeldungen und neu gegründete Gesellschaften
Änderungen in den gemeldeten Daten oder in Bezug auf die Eigentums- bzw. Kontrollstruktur sind an das Register innerhalb von vier Wochen ab Kenntnis über die geänderten Umstände zu melden. Dies gilt etwa auch für die Daten der gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer (z.B. Änderung des Wohnsitzes), sofern es sich um Personen ohne gemeldeten Hauptwohnsitz im Inland handelt. Bei Personen die mit einem inländischen Hauptwohnsitz gemeldet wurden, werden hingegen stets automatisch die im Zentralen Melderegister gespeicherten Daten übernommen.
Bei neugegründeten Gesellschaften ist die erstmalige Meldung ebenfalls innerhalb von vier Wochen ab der Eintragung in das Firmenbuch vorzunehmen.
Mit besten Grüßen
Christine Casapicola
Wien, im Jänner 2019
