Liebe Klienten,
im Juni–Newsletter möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über den laufenden Beitrieb der Registrierkasse geben.
Was bisher geschehen ist
Nachdem Sie bereits in den Vorjahren die Frage geklärt haben, ob Sie eine Registrierkasse benötigen und welche Umsätze zu erfassen sind, haben Sie eine (oder mehrere) Registrierkasse(n) angeschafft und samt Sicherheitseinheit bei der Finanz registriert und in Betrieb genommen. Nach Erstellung und Prüfung des Startbelegs hat der laufende Betrieb begonnen.
Kontrollbeleg und Sicherungen
Zum Ende jeden Monats ist ein Monatsbeleg zu erstellen (signierter Kontrollbeleg mit Betrag Null). Die meisten Kassensysteme bieten dafür eine Extra-Anwendung an.
Am Ende eines jeden Kalenderjahres muss ein Jahresabschluss gemacht werden. Dafür kann der Monatsbeleg für den Dezember verwendet werden, er muss jedoch als Jahresbeleg ausgedruckt und aufbewahrt werden. Der Jahresbeleg ist mit der Belegcheck-App des Finanzministeriums zu prüfen.
Zumindest vierteljährlich, zum Quartalsende, ist das Datenerfassungsprotokoll extern zu speichern und mindestens sieben Jahre aufzubewahren.
Planmäßige Außerbetriebnahme
Eine planmäßige Außerbetriebnahme bedeutet, dass die Registrierkasse dauerhaft außer Betrieb genommen wird – somit nicht bei Betriebsferien oder zwischen den Saisonen bei Saisonbetrieben.
Wird eine Registrierkasse außer Betrieb genommen, so ist ein signierter Schlussbeleg mit dem Betrag 0 zu erstellen, auszudrucken und aufzubewahren. Auch das Datenerfassungsprotokoll muss gesichert und aufbewahrt werden, beide für mindestens 7 Jahre. Die Meldung hat über FinanzOnline zu erfolgen.
Ausfall der Sicherheitseinheit
Fällt die Sicherheitseinheit aus, ist auf eine funktionierende Kasse auszuweichen. Wenn das nicht möglich ist, sind die zwischenzeitlichen Barumsätze über die Zeichenkette „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ anstatt über den Signatur- oder Siegelwert zu erfassen. Der Beleg ist mit einem entsprechenden Vermerk zu versehen.
Nach Behebung des Ausfalls ist ein signierter Sammelbeleg zu erstellen und im Datenerfassungsprotokoll zu speichern.
Ausfall der Registrierkasse
Zur Fehlerbehebung wenden Sie sich am besten an Ihren Kassenhersteller. Weichen Sie in der Zwischenzeit auf eine funktionierende Kasse aus oder – wenn das nicht möglich ist – nehmen Sie die Ausstellung der Belege samt Zweitschriften händisch vor. Die händischen Zweitschriften sind nach der Reparatur nachzuerfassen (eine Bezugnahme auf den händischen Beleg ist laut Finanzministerium ausreichend) und aufzubewahren.
Werden Buchungen vorgenommen, die die Fehlersuche unterstützen, sind diese als Trainingsbuchungen zu kennzeichnen.
Ist die Reparatur nicht möglich oder sind Daten beschädigt, muss das alte Datenerfassungsprotokoll gesichert werden und die Registrierkasse außer Betrieb genommen werden. Eine neuerliche Inbetriebnahme ist erforderlich.
Meldung eines Ausfalls
Ein Ausfall der Registrierkasse oder der Sicherheitseinheit für mehr als 48 Stunden muss unverzüglich über FinanzOnline gemeldet werden.
Ebenso ist das Ende des Ausfalls bekannt zu geben. Stellt sich heraus, dass eine Inbetriebnahme überhaupt nicht mehr möglich ist, ist die Außerbetriebnahme zu melden.
Mit besten Grüßen
Manfred Gross
Wien, im Juni 2018
